ECM – iManage

אקסיומה משווקת ומטמיעה פתרון Worksite של iManage לניהול מסמכים ודואר אלקטרוני לארגונים בינוניים ולארגונים קטנים.

שירותים ומוצרים

ניהול דואר

מערכת WorkSite מבית iManage פועלת מתוך סביבת האי מייל המוכרת והיומיומית של outlook. בשל העובדה הזאת- קל מאוד להסתגל למערכת ותהליך ההטמעה בארגון מהיר וטבעי. המשתמשים מדווחים מהר מאוד שהם שוכחים איפה נגמר ה Outlook הסטנדרטי ומתחיל ה Worksite בסביבת המייל.
עבודה על מסמכים נעשית דרך אפליקציית המקור המוכרת כגון Acrobat Excel, ,PowerPoint ,MSWord וכו' ואילו ניהול המסמכים וחיפושם נעשה מסביבת האאוטלוק.
אפליקציית WorkSite Email Management מארגנת, מחפשת ומנהלת אי-מיילים ומסמכים קשורים באמצעות כלים מוכרים כגון iManage WorkSite Email Management עבור Microsoft® ו- Outlook® ומספקת יכולות פשוטות אך מעולות של ניהול דואר מתוך סביבת משלוח ההודעות, תוך הרחבת היכולות של Microsoft Exchange Server.

 

ניהול תהליכי עבודה

המערכת מאפשרת אוטומציה של תהליכים עסקיים וניתוב מסמכים על פי קריטריונים. אפשרות צפייה, אישור והפצה של מידע בין הגורמים בצוות הפרויקט, בקרת שינויים וניהול התראות.
פתרון זה מציע חיפוש מידע אוטומטי חכם בעל יכולות עשירות למידול והדמיית תהליכים עסקיים. כלים ויזואליים קלים לשימוש, ניתוב מבוסס על כללים, טפסים אלקטרוניים חכמים, בקרת פעילות עסקית בזמן אמת, קישוריות מאובטחת למערכות עסקיות אחרות וחתימות דיגיטליות – כל אלה זמינים על פני מגוון רחב של ממשקים כולל האינטרנט, Outlook ומכשירים ניידים.
שלא בדומה לגישות אחרות, תהליכי זרימת עבודה מקבלים את הרכיבים הלא מובנים והאנושיים הגלומים בתהליכים העסקיים והופכים את המידע וההתנהגות האנושית המגוונים ליתרונות עסקיים מוחשיים. הגישה השונה מהותית של iManage יכולה לעשות שימוש ב- Meaning Based Computing – MBS כדי לחפש אחר כל הנתונים הקשורים לתהליכים עסקיים בזמן אמת וכן אחר מקורות נתונים אחרים וליצור הבנה לגבי מידע זה באופן אוטומטי.

אינטגרציה לסביבת Office

רכיב ה הEMM הינו רכיב אופציונלי המעשיר את יכולות הOutlook ומגיע כתוספת לFilesite הבסיסי ומהווה רכיב משלים אידאלי עבורו.
באמצעות סנכרון בין שני המוצרים ניתן בקלות לשלוט בתיוק המיילים ולהשתמש בפונקציונליות חדשנית.
שימוש ברכיב מקצר את תהליך התיוק הדואר האלקטרוני וכמובן מכיל את כל יכולות החיפוש האדירות של מנוע החיפוש כדי לאתר דואר אלקטרוני בקלות ובמהירות במערכת.
יכולות מתקדמות נוספות של מודול ה EMM:
שליטה בהרשאה כבר בזמן תיוק הודעת הדוא"ל, עוד לפני שהיא מגיעה למערכת עם דגש להרשאת Private.
EMM מגיע עם מנגנון חכם שזוכר תיוקי דוא"ל על פי פרמטרים רבים ויכול להציע למשתמש היכן לתייק דוא"ל מסוים,
על פי אותו זיכרון.
תהליך התיוק מאוד קצר ומאפשר בלחיצה אחת גם שליחה של דוא"ל וגם תיוק.
בנוסף, ישנה הפרדה בין הדוא"ל לצרופות שלו כך שלא חייבים לתייק כל דוא"ל ובמקרים שצריך אפשר לתייק את הצרופה בלבד.
מנגנון נוסף שה EMM מאפשר הוא סנכרון תיוק Outlook עם תיקיות Filesite שמרגע הסנכרון מאפשר לתייק דוא"ל
מכל מקום בעולם בכל דרך כל עוד יש גישה לתיבה בשלל דרכים:
Ipad, Iphone, Web Access, Android, Blackberry ועוד.
לקוחותינו המשתמשים בEMM נהנים בקיצוץ מסיבי של קבצי הPST בארגון, מפחיתים את העומס על שרת הExchange
ומאפשרים תעבורת דוא"ל מהירה וחלקה בהשוואה לשימוש רגיל בדוא"ל.

יכולות חיפוש מתקדמות

מנגנון החיפוש הגמיש של אוטונומי מאפשר חיפוש משולב על פי מאפיינים וטקסט חופשי של המסמכים והמיילים המתוייקים במערכת. הממשק האינטואיטיבי מקצר את זמן החיפוש ומקל על תהליך בניית מסמכים חדשים ע"י re use של מסמכים קיימים. מנגנון החיפוש הינו מהמתקדמים בעולם ומאפשר חיפוש וניתוח של מידע מובנה ולא מובנה. זמני החיפוש הינם אפסיים גם כאשר יש צורך לסרוק כמויות עצומות של מסמכים או מיילים. המערכת מאנדקסת באופן אוטומטי את תכני המסמכים הנשמרים ונותנת אפשרויות חיפוש תוכן מתקדמת.
היישום של מנגנון חיפוש מאפשר לארגון להתייעל ולמשתמשים העובדים באמצעות הכלים להיות עצמאיים בעבודתם מבלי להזדקק לידע של עובדים ותיקים לגבי ארכיב מסמכים היסטוריים. ממשק המשתמש מאפשר קישור מהיר לחיפושים אחרונים, מסמכים אחרונים או מסמכים מועדפים.

אפליקציות למכשירים ניידים

אפליקציית WorkSite Mobility ל- IOS מביאה את יכולות המפתח של iManage, פתרון שזכה לפרסי ניהול מסמכים ומיילים, למכשירי iPhone® ו- iPad מבית אפל. באמצעות ממשק משתמש חדשני בשפה המקומית, אנשי מקצוע בתחום המכשירים הניידים יכולים כעת לקיים תקשורת עם קבצים של לקוחות, למצוא, לערוך ולראות מסמכים, ללכוד תמונות ולשלוח קבצי WorkSite על מנת לשתף פעולה עם עמיתים ולקוחות גם כשהמכשיר כבוי.
אפליקציית WorkSite Mobility מספקת גישה מאובטחת לתכני WorkSite ומאפשרת למשתמש גישה למידע העדכני ביותר לגבי הלקוחות על מנת לקבל זמני תגובה מהירים יותר ושירות לקוחות טוב יותר.
כדי שהמשתמשים יוכלו לתת שירות לקוחות יעיל יותר, עליהם להיות מסוגלים לספק תגובות מהירות ומדויקות לשאלות של לקוחות מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר. כדי להבטיח דיוק, ללקוחות חייבת להיות גישה מאובטחת לטלפונים חכמים ולטאבלטים כמו גם למידע בזמן אמת.
הטלפונים החכמים יכולים לשלוף מידע בעל ערך גם בזמן שהמשתמש נייד מבלי שעליו לחזור למשרד ולתייק מסמכים, מה שמסייע לעסקים לעמוד באתגרים תפעוליים ולהרוויח זמן.