מה בין רשתות חברתיות לניהול פרויקטים?

השימוש בכלי לניהול פרויקטים כפלטפורמה לניהול התקשורת בפרויקט

 מאת: נעמה הולנדר, ראש תחום ניהול פרויקטים, אקסיומה פתרונות מידע

מבוא

כפי שכבר ידוע לכולנו, רשתות חברתיות תפסו מקום מאוד נכבד בהתנהלות היום יומית והעצימו את היכולת לשתף, לשאול ולחוות דעה. הרשת החברתית ככלי לניהול התקשורת, כמקום בו אנשים מחליפים מידע, מקבלים תמיכה חברתית, מקצועית ועזרה הדדית, ניתנת לאימוץ על ידי עולם ניהול הפרויקטים. באמצעות יצירת קהילה מקצועית והומוגנית בעלת מכנה משותף, קרי הפרויקט, בה כל חבר קהילה שותף במימוש הפרויקט, ניתן יהיה לייצר שפה משותפת, לייעל לוחות זמנים, לחסוך במשאבים יקרים ולשפר ביצועים ארגוניים, כחלק אינטגראלי מחיי היום יום. הקהילה מספקת במה לניהול הפרויקט ויוצרת שקיפות, מקום להתייעצות, העלאת דילמות ושימוש בידע קיים לפתרון בעיות .on-line

תקציר על רשתות חברתיות

מה עוד נותר לומר על רשתות חברתיות שטרם נאמר? 500 מיליון משתמשים רשומים בפייסבוק לבדה, נכון לרגע כתיבת שורות אלו, וחצי מיליון נוספים מצטרפים אליה כל יום. עוד מאות מיליונים נמנים עם רשתות חברתיות נוספות. הופעתן של הרשתות האלו משום מקום, צמיחתן המטאורית והפיכתן לחלק מחיי היום-יום של מאות מיליונים ברחבי העולם הן אחת התופעות המכוננות של האינטרנט בעשור החולף.

 "המונח 'רשת חברתית' כמשאב אישי וארגוני אותו ניתן למנף לטובת העסק וליצירת ערך, החל רווֵח רק בשנים האחרונות. זה ככל הנראה מתרחש כחלק מהמגמה של תזוזה מניהול 'קשה' לעבר ניהול 'רך' מתוך הצורך של מנהלים להניע עובדים לפעולה בעידן הידע בכלים שונים מבעבר. אט אט הארגונים, המנהלים והעסקים - וגם העובדים, מוצאים את עצמם חיים  ברשת.

 רשתות חברתיות עשויות להיות מקצועיות, משימתיות וחברתיות והן מתאפיינות ככוללות קבוצות של חברים, משפחות, מפלגות פוליטיות, איגודים מקצועיים, וכדומה. חלק מהמאפיינים החשובים הן ריכוזיות, לכידות, העצמת הקשרים הבין אישיים של החברים השותפים בה ועוד. לרוב, יישומי אינטרנט שונים הם אילו המנצלים את קיומן של רשתות חברתיות ומעצימים את השפעתן, אך צורת החשיבה שהרשתות הנחילו בכולנו, גרמה להן לפרוץ את גבולות ה'ווב' ולתפוס מקום של חשיבות גם בפלטפורמות נוספות.

 חשיבות הרשת הפרויקטאלית

פלטפורמות שלא ישכילו להכניס לתוך מכלול שירותיהם במה שתאפשר שיתוף והקשבה, יהפכו עד מהרה לפלטפורמות ארכאיות שאינן עומדות בדרישות זמן אמת הנדרשות בשוק.   

הרשת הפרויקטאלית עונה על צורך זה בדיוק. היא מאפשרת מצע של הקשבה ושיתוף באותה פלטפורמה של ניהול הפרויקט. קרי, באותו מקום בו מנהלים במקביל פרויקטים, משאבים, עלויות, תקציב,פורטפוליו ועוד, ניתן כעת לנהל קבוצות דיון בזמן אמת.

התוצאות מרחיקות לכת. כל השותפים לפרויקט חשופים לשאר חברי הצוות בפרויקט ולמנהלים בכל רגע נתון, והמידע זורם בזמן אמת על מנת למנוע טעויות וכפילויות. עובדים שאילולא הרשת הפרויקטאלית לא היו מעיזים להעלות רעיונות ולשתף באשר על ליבם, מוצאים שהסביבה הוירטואלית מספקת עבורם פתרון נוח ובטוח להשמיע את קולם. מובן שבדרך זו רעיונות רבים שלולא פלטפורמת הרשת היו מתפספסים.

  מאפייני הרשת הפרויקטאלית

 על פניו, זאת משימה לא פשוטה להכיל את סוד ההצלחה של הרשתות החברתיות על עולם ניהול הפרויקטים, אך מנהלי פרויקטים מנוסים בעצם השתמשו בסוד הצלחת הרשתות עוד לפני שהם השתרשו כרשתות, נטוורקינג חברתי וניהולי בתוך מערכת ניהול פרויקטים מהווה אמצעי לניהול התקשורת בפרויקט, באופן פשוט ויעיל בזמן אמת. השימוש ברשת שכזו יחסוך בזמן, יצמצם סיכונים, ויתרום לעמידה ביתר קלות בציפיות הלקוח ולייעול התקשורת בין צוות הפרוייקט.
הרשתות תמיד היו קיימות סביב כולנו, רשת של לקוחות, של עמיתים לעבודה, חברים וארגונים מקצועיים. הכנסת הרשתות הקיימות לתוך פלטפורמות טכנולוגיות נגישות, יוצרות אפשרות למהפכות יצירתיות, במיוחד אם משכילים לשלבם נכון בתוך פלטפורמות ארגוניות.
אם ננסה להבין את העניין מבחינה פסיכולוגית, ההצלחות של רשתות כמו פייסבוק וטוויטר נעוצות בדרך בה מובנת הדינאמיקה של הקבוצה.

ארגונים לרוב יוצרים מצע לשיתוף לפי חתכים של היררכיה והגדרות תפקיד. הרשתות החברתיות מאפשרות לחיבורים הטבעיים בין בני אדם להתקיים ובכך מקלות על הדרך בה הם מתקשרים וכמובן מורידה את הלחץ של אילוץ אנשים לתקשר אחד עם השני רק בגלל תפקידם. בנוסף יצירת הקשרים הבין אישיים בין חברי הפרויקט מקלים עליהם לשתף, לשאול ולקבל את עצותיהם של שאר החברים.

 הרשת הפרויקטאלית מבינה את הדינאמיקה הקבוצתית הטבעית הנחוצה להצלחת הפרויקט ונותנת לכך ביטוי. ניתן להקביל את הרשת הפרויקטאלית לכוורת דבורים - הכוורת מאגדת בתוכה את כל הדבורים ויחד הן עסוקות בלייצר ולתחזק את התוצרים. כך גם ברשת הפרויקטאלית, כל אחד מחברי צוות הפרויקט ומנהל הפרויקט עובדים יחד ללא תלות ישירה בהיררכיה ביניהם על מנת ליצור ולשמר את תוצרי הפרויקט. הפוטנציאל הטמון בכל חבר ברשת הפרויקטאלית ומגוון הגישות המוצגות עקב השונות בין חברי הרשת הפרויקטאלית מקלה על הצלחת הפרויקט.

דוגמא

במערכת הארגונית לניהול פורטפוליו ופרויקטים,
ה PSNext מבית Sciforma ניתן לממש רשת פרויקטאלית במהירות רבה וללא מאמץ. המערכת ה Webית, המורכבת מאחד עשר לשוניות המאפשרות מימוש של כל הצרכים בעולם ה PPM, מכילה את לשונית הCollaboration. לשונית זו מאפשרת יצירת קהילה פרויקטאלית או ארגונית, הומוגנית, שיכולה לשתף ולתקשר במספר מימדים - במימד הפרויקט, חבילות העבודה והארגון בשוטף, כחלק אינטגרלי מסביבת העבודה היומיומית.

זהו למעשה כלי להעברת מסרים בין צוות הפרויקט, העברת אינפורמציה ומידע לגבי הפרויקט (לדוגמה שיתוף בסיכומי פגישות והחלטות שהתקבלו ), העלאת דילמות הנוגעות לפרויקט וקבלת עצות לפתרונן (שיתוף ידע), וניהול דיונים בנושאים שונים. בנוסף, ניתן לשמר ולאחזר מידע שהופץ באמצעות כלי זה. כלי זה יכול אף יכול להוות "חדר ישיבות וירטואלי" ולהחליף ישיבות צוות שוטפות שאינן דורשות  "פנים אל מול פנים".

השימוש הינו פשוט ואינטואיטיבי, כבכל כלי Webי ויכול להיעשות במהלך יום העבודה מהמשרד וגם באמצעות חיבור מרחוק.

 טיפים לחיזוק הרשת הפרויקטאלית

 1. יש לעודד את השימוש ברשת הפרויקטאלית כחלק בלתי נפרד מניהול התקשורת לאורך הפרוייקט כולו. כל אחד יכול לבוא לידי ביטוי !

2. כחלק מהצוות, אמצעי קל מאוד למעורבות בחיי הפרוייקט. שימוש בשוטף יחסוך מחוסר ידיעה בכל רגע נתון.

3. עדכון בשוטף. כל המידע מועבר On Line .

4. שימוש ברשת גם ככלי ניהולי.

5. חסכון בזמן עבודה יקר.

6. כלי לשמור על יחסי עבודה טובים עם כל הצוות.

7. כלי לשימור ושיתוף ידע.

8. אמצעי להעצמת חברי הצוות ולהגברת מעורבותם בפרויקט.

סיכום
 בחיינו הכל כך עמוסים, כאשר התקשורת בפרויקט בכלל והקשר הבינאישי בפרט בעלי השפעה לא מבוטלת בהצלחתו או כישלונו של פרויקט כדאי להשקיע בשדרוג התקשורת ובהרחבת אמצעי התקשורת. הרשת הפרויקטאלית ללא ספק תיתן מענה לצורך זה, שהתחיל לתפוס מקום נכבד בעולם הפרטי ובעולם העסקי.  השקעה קטנה אך משמעותית בפיתוח רשת פרויקטאלית שכזו תביא לשדרוג משמעותי בניהול התקשרות בפרויקט ותביא לתוצאות מהירות וערך מוסף רב, לצוות הפרוייקט, ללקוחותיו ולארגון.

  PSNext מבית Sciforma
 PSNext  הנה תוכנה חדשנית לניהול פורטפוליו ופרויקטים, המבוססת כולה על פלטפורמת  WEB  ומאפשרת ניהול מלא של כל מרכיבי הפרויקטים באמצעות "לשוניות" מודולאריות הניתנות ליישום באופן הדרגתי.

 אקסיומה פתרונות מידע הינה חברה המתמחה במערכות מידע ניהוליות לארגונים והמפיצה הבלעדית של PSNext  בישראל.

 פרטים נוספים באתר אקסיומה, www.xioma.co.il,

נעמה הולנדר, ראש תחום ניהול פרויקטים: naama_h@xioma.co.il